Pidato kemerdekaan Indonesia

Ivan Clinton

Pidato Hari Kemerdekaan Republik Indonesia

Bapak-bapak dan ibu-ibu
Assalamualaikum Wr Wb
Pada hari ini kita bersyukur kepada Tuhan YME, bahwa kita dapat berkumpul di NIT untuk memperingati hari kemerdekaan Republik Indonesia ke-65. Peringatan ini menjadi semakin unik, karena dua hal :

1. kita merayakan di negeri orang
2. peringatan HUT RI dalam bentuk upacara, terakhir dilakukan tahun 1997, sebelum Krismon, saat ketua PPI Jepang Tengah dipegang oleh Sdr. Dodi Novi Darwis.

Di hari yang sangat unik ini, saya ingin berbagi sedikit renungan kepada bapak dan ibu, mengenai nilai baik yang dapat kita ambil dari masyarakat Jepang. Nilai itu adalah “bagaimana mewujudkan suatu target”. Kita semua tentunya harus bekerja, karena dengan begitu kita dapat hidup. Tapi pandangan tiap orang terhadap pekerjaannya berlainan. Ada yang menganggap pekerjaan sebagai hukuman, sehingga dikatakan I hate Monday, atau ada juga yang bilang monday is mondai (jp:masalah). Tapi ada juga yang menganggap pekerjaan sebagai hobby, sehingga seorang professor Jepang menganjurkan agar kita saat masuk dalam kehidupan lab. memakai paket seven eleven. Kerja mulai pukul 7 pagi, selesai pk.11 malam.

Saya hobby melihat film, dan kali ini akan mengajak bapak dan ibu membicarakan satu film, yaitu satu episode project X. Dalam satu kesempatan ada satu filosofi seorang peneliti Jepang yang berkesan di hati saya. Apa arti pekerjaan atau penelitian bagi anda ? Beliau mengibaratkan idé atau kreativitas itu sebagai anak. Saat kita dikarunia anak, kita sangat bersyukur. Anak itu kita rawat kasih sayang. Kalau baik kita puji. Kalau nakal kita ingatkan. Tiap hari kita mencucurkan keringat, bekerja agar bisa menghidupi anak dan istri kita. Selang berpuluh tahun, barulah kita melihat hasil jerih payah kita tersebut. Tentunya kita akan sangat bahagia jika anak kita berhasil di sekolah, berakhlak baik. Sama halnya dengan ide atau kreativitas. Di filem itu filosofi yang beliau sampaikan adalah “Cintailah ide itu seperti engkau mencintai anakmu”. Saat ide itu timbul, kita perlu rajin mendokumentasikan. Kita besarkan anak yang bernama “ide” ini setiap hari, kita analisa dari berbagai sisi. Diuji dari sana dan sini. Kalau eksperimen berhasil kita syukuri, kalau gagal kita cari penyebabnya. Berjam-jam kita habiskan untuk mengembangkan ide itu agar dapat berhasil. Kecintaan pada ide ini kelak akan berbuah. Ide atau kreatifitas yang matanglah yang kelak akan berbuah menjadi penemuan yang besar.

Bapak-dan ibu,
Bangsa kita tidaklah kalah dengan bangsa Jepang maupun bangsa lain. Banyak rekan-rekan kita yang berpresetasi di forum internasional. Jadi secara potensi kita tidak kalah. Hanya saja ada satu kekurangan yang kadang saya rasakan. Kita kurang tekun dalam mencapai satu sasaran. Di Indonesia seringkali kegiatan dilakukan secara mendadak dan kurang terencana dengan baik. Sehingga hasil yang dicapai pun tidak optimal, dan hanya mengejar formalitas. Barangkali hal ini terjadi karena kita kurang mencintai kegiatan atau pekerjaan itu. Tentunya hal ini dapat dikurangi, kalau kita dapat menumbuhkan kecintaan pada pekerjaan. Sebagaimana kata filosof : Yang penting bukanlah mengerjakan apa yang engkau cintai. Tetapi mencintai apa yang engkau kerjakan.

Bapak dan ibu yang terhormat,
Sebagai penutup saya ingin mengutip pesan yang pernah saya dengar dari professor saya. Kata beliau, kita memiliki dua buah jam. Yang satu jam harian, yaitu sebagaimana yang kita pakai sehari-hari, dan yang sebuah lagi adalah jam kehidupan. Kalau ingin tahu, jam kehidupan itu, maka bagilah usia anda dengan 3. Umumya usia kita berada pada kisaran 24 sampai 36. Kalau dibagi 3, berarti jam kehidupan kita semua di sini, antara 8 sampai dengan 12. Jam 8 sampai 12 adalah masa-masa di mana kita melakukan aktifitas kehidupan fase pertama. Pada jam tersebut bapak dan ibu tentunya akan sangat aktif di kantor.

Sama juga dengan kehidupan kita. Usia 24 sampai 36 adalah usia dimana otak kita masih encer, dan mudah menerima ilmu pengetahuan baru. Ini adalah usia dimana kita mencari bentuk dan merintis karir kehidupan kita. Semoga di usia yang amat berharga ini, kita dapat berhasil merintis format karir kita di masa yang akan datang.
Wassalamualaikum Wr Wb

PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR

Ivan Clinton

Tidak satu organisasi pun yang dalam kegiatan nya untukmencapai tujuan tanpa menggunakan peralatan kantor.dalam hal ini,peralatan kantor berfungsi untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor.walaupun organisasi memiliki sumber daya  manusia yang berkualitas tinggi,namun tampak adanya sumber daya lain nya, seperti alat atau matrial lain nya,tidak mungkin organisasi tersebut dapat mencapai tujuan secara optimal.

                                                                                    T =F(M x A/M)

    Keterangan : T = Tujuan

                          F = Fungsi

                         M = Manusia

                      A/M = Alat atau Material

A. Klasifikasi perlengkapan kantor

Perlengkapan kantorbermacam-macam bentuk nya,antara lain meliputi  alat tulis kantor,perabot kantor dan mesin-mesin kantor.

1. Perlengkapan kantor berbentuk lembara

a.      Kertas AVS polos

b.      Kertas folio bergaris

c.      Kertas berupa formulir

d.      Kertas hisap

e.      Aneka Map

2. perlengkapan kantor berbentuk buku

a.      buku agenda

b.      buku pedoman organisasi

c.      kamus

d.      buku telepon

e.      buku tahunan

3. perlengkapan kantor berbentuk non lembaran

a.      kalender

b.      tempat surat

c.      kotak kartu nama

d.      gunting

e.      tempat penyimpanan pensil

4. perlengkapan kantor berbentuk mesin-mesin

a.      mesin komputer

b.      mesin printer

c.      mesin foto copy

d.      mesin faximilye

e.      telepon

5. perlengkapan kantor berbentuk perabot kantor

a.      meja

b.      kursi

c.      lemari

d.      filing kabinet

e.      partisi dsb

B. Prosedur penyediaan perlengkapan kantor

Adapun prosedur penyediaan perlengkapan kantor adalah sebagai berikut :

1.     menyusun rencana kebutuhan peralatan kantor

adalah merupakan kegiatan dalammenentukan dan menetapkan kebutahan perlengkapan kantor.

2.     mengusulkan kebutuhan kantor

adalah untuk memperoleh perlengkapan kantor yang di butuhkan

3.     pengecehan dan penerima perlengkapan kantor

adalah untuk mengajukan surat permintaan mengadakan barang.

4.     inventarisasi dan pelaporan penggunaan perlengkapan kantor

adalah suatu kegiatan pencatatan terhadap seluruh perlengkapan kantor yang dimiliki oleh setiapunit kerja atau organisasi.

Makalah Administrasi Perkantoran

Ivan Clinton

MAKALAH

ADMINISTRASI DAN

SISTEM PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI

KEPENDIDIKAN YANG MENDUKUNG

PELAYANAN PENDIDIKAN

Oleh :

 Ivan Clinton

                                     

SMK HKBP PEMATANG SIANTAR

KABUPATEN SIMALUNGUN

KATA PENGANTAR

Syukur Kita  Panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa , bahwa atas ridho dan karunia-Nyalah , maka kami masih dapat menyelesaikan tugas-tugas menyusun Makalah dalam rangka pelatihan Jardiknas, meskipun di tengah-tengan kesibuhan dan dalam waktu yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai

kewajiban dan tanggung jawab sebagai peserta latihan sekali-gus akan melatih diri kami dalam menyampaikan pemikiran-pemikiran guna membangun administrasi di lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang berkaitan dengan teknologi informasi.

Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis ditambah sempitnya waktu yang diberikan kepada penulis, tulisan ini masih jauh dari sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, Namun walaupun demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para pembacanya.

Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan

pemikiran ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang diberikan namun apabila diseta niat yang baik, akan terasa besar juga manfaatnya

Semoga bermanfaat.-

Penulis.

BAB. I

PENDAHULUAN

a. Latar Belakang.

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka

Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administras

pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable

terhadap teknologi informasi saat ini.

b. Ruang lingkup pembahasan.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai kepentingan mereka.

Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas

:

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan

2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

a. Pengertian Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

.           Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

b. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha

a. Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

c, Pengertian Pelayanan

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak   Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket

informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan

persyaratan pelayanan

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas

pelayanan yang jelas ;

4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan

tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau

kedekatan seseorang ;

5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi

kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan

secara administrasi ;

6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

AB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a. Pembahasan

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya

, tetapi juga ada yang berasal dari staf administrasi jurusan. Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan

maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang

kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Tengah , tetapi untuk

kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada disana.

b. Kesimpulan

1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi kependidikan yang baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.

2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..

3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap satuan pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :

    Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara

2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,

    Jakarta

3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Andi Offset.

   Yogyakarta

4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta

5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

   Manajemen. Gunung Agung. Jakarta

6. Program Kerja SMK HKBP Pematang Siantar  Tahun 2009/2010